🎯 Výzva (doslova)
TopSeeker provozuje venkovní únikovky, příběhové expedice a teambuildingy využívající mobilní telefony. Jejich sezónní výzvy vyžadují předregistraci účastníků, přičemž finální termíny se dolaďují podle zájmu hráčů.
Cíl: Umožnit lidem předem se registrovat na plánované výzvy a podle jejich zájmu jim automaticky posílat emaily.
🧩 Jak jsme to vyřešili
Použili jsme doplněk Kontaktní formuláře pro Shoptet doplněný o automatizaci v Google Apps Script.
1️⃣ Webhook: bezpečný příjem přihlášek
- Každý odeslaný formulář se uloží do listu Data
- Systém automaticky přidává nové sloupce podle změn formuláře
- Záznamy se označují jako „nové"
2️⃣ Potvrzení s přílohami
Každý účastník dostane:
- E-mail s poděkováním (ihned z doplňku)
- Druhý e-mail s přiloženými dokumenty (VOP, GDPR, pravidla hry) jako PDF
Status se změní na „Email odeslán" → bez duplicit.
3️⃣ Oznámení o termínu výzvy
Po ukončení hlasování administrátor označí účastníky ANO/NE:
- ANO → přijde termín a odkaz na dokončení registrace
- NE → alternativní text, ale možnost se přidat
E-mail obsahuje:
- 📅 Datum
- 📍 Místo startu
- ⏱ Čas
- 🔗 Odkaz na produkt s finálním termínem
Status = „Termín odeslán"
⚙️ Celý flow v jedné ilustraci
Formulář → Webhook
↓
Tabulka = „nové"
↓
Automatické potvrzení + přílohy
↓
Termín potvrzen?
↓ (ručně)
Odeslání info: ANO / NE → Status aktualizován
↓
Dokončení předregistrací a začátek reálných registrací
🚀 Co to přineslo
| TopSeeker | Hráči |
|---|---|
| Krátká reakční doba | Okamžitá jistota potvrzení |
| Menší zátěž supportu | Dokumenty hned při ruce |
| Jasný přehled v datech | Jasný termín + odkaz na akci |
| Automatizace procesů | Profesionální zážitek od začátku |
| Škálovatelnost | Žádné ztracené e-maily |
🧠 Proč je to zajímavé pro další e-shopy
„Kontaktní formuláře nejsou jen sběr dat. S chytrou automatizací umí" zastoupit i rezervační systém.
- Přizpůsobí se jakémukoli prodejnímu procesu
- Fungují skvěle s backendy jako Google Sheets nebo CRM
- Komunikace běží automaticky podle dat