Kde dávají smysl obě cesty, rozhodujete vy. Tenhle návod projde všechno, co si v portálu nastavíte sami, a u každé volby říká, co je výchozí. Výchozí hodnoty jsou zvolené tak, aby nový portál fungoval bezpečně i bez dalšího nastavování.
Kdo co nastavuje
| Co | Kde | Kdo |
|---|---|---|
| Pravidla nabídek, objednávek, přehledů, přihlášení a tokenů | Nastavení | manažer, správce |
| Hlídání pohledávek | Nastavení | manažer, správce |
| Minimální marže a cenová pravidla | Cenová pravidla | manažer, správce |
| Uživatelé, role, předání kmene | Tým | manažer, správce |
| Adresa portálu a výchozí jazyk | Nastavení, karta Obecné | správce |
| Logo, barvy, písmo | Vzhled | správce |
| Odesílatel e-mailů a vlastní poštovní server | E-maily | správce |
| Jazyk rozhraní a e-mailová upozornění | Zabezpečení a profil | každý sám |
| Jazyk nabídek konkrétního zákazníka | detail zákazníka | obchodník zákazníka, manažer |
Každá změna nastavení se zapisuje do audit logu se starou i novou hodnotou.
Pravidla pro nabídky
| Pravidlo | Výchozí | Kdy změnit |
|---|---|---|
| Nabídku s cenou pod minimální marží schválí manažer před odesláním | zapnuto | vypněte, když chcete obchodníkům dát volnou ruku a marži hlídat až u objednávky; zákazník pak může schválit cenu, kterou vy zamítnete |
| Schválenou nabídku převést na objednávku automaticky | vypnuto | zapněte, když objednávku před zápisem do Shoptetu nepotřebujete kontrolovat |
| Při převodu na objednávku přepočítat ceny na dnešní | vypnuto | zapněte, jen když máte se zákazníky domluvené, že nabídka je orientační |
| Výchozí platnost nabídky | 14 dní | podle toho, jak dlouho se u vás rozhoduje; obchodník datum může změnit, nejdéle na rok |
| Připomínka zákazníkovi před koncem platnosti | 3 dny | 0 připomínky vypne |
Pravidla pro objednávky
Komu patří objednávka, když košík obchodníka odešle někdo jiný. Týká se situací, kdy košík dokončí manažer nebo nový obchodník po předání kmene.
- Obchodníkovi, který košík založil (výchozí): objednávka zůstane autorovi.
- Tomu, kdo ji odeslal: objednávka připadne odesílateli a změna se zapíše do audit logu.
Přehledy
Tržby počítat podle. Výchozí je data vystavení faktury, druhá možnost data zdanitelného plnění (DUZP). Podle zvoleného data se faktury řadí do období a připisují obchodníkovi. Datum úhrady vybrat nejde, ze Shoptetu portál ví jen to, jestli je faktura zaplacená, ne kdy.
Rozpracované košíky na přehledu manažera. Výchozí je jen jeho vlastní. Volba celého týmu přidá na přehled košíky všech obchodníků.
Přihlášení
Odhlásit po nečinnosti. Výchozí je 480 minut (8 hodin), což je zároveň maximum. Kratší čas je bezpečnější na sdílených počítačích.
Nabízet „Zapamatovat si mě“. Výchozí je zapnuto. Zapamatované zařízení se po nečinnosti neodhlásí. Vypněte to, pokud obchodníci pracují na sdílených počítačích nebo na zařízeních, která mohou ztratit.
API tokeny
Nejdelší platnost nového tokenu. Výchozí je 365 dní a volbou Tokeny bez omezení platnosti limit zrušíte. Platí jen pro nově vytvořené tokeny. Víc v návodu API, webhooky a MCP.
Hlídání pohledávek
Hlídání brání tomu, aby zákazník s fakturami dlouho po splatnosti dostal další zboží na fakturu. Objednávka se zablokuje, když zákazník má nezaplacenou fakturu po splatnosti déle, než je limit, a zároveň je v objednávce zvolená platba na fakturu. S platbou předem nebo hotově projde.
- V Nastavení najděte kartu Hlídání pohledávek.
- Do pole Limit dní po splatnosti zadejte počet dní. Výchozí je 14.
- V části Platby na fakturu (odložené) zaškrtněte platby ze Shoptetu, které znamenají, že zboží odchází dřív, než zákazník zaplatí.
- Klikněte na Uložit.
Dokud seznam nikdo neuloží, portál sám hlídá platby, jejichž název zní na převod nebo fakturu, a na kartě vám je ukáže jako návrh. Zkontrolujte ho a uložte.
Pozor: když uložíte seznam bez zaškrtnuté platby, hlídání nic neblokuje. Karta na to upozorní.
Výjimku povoluje jen manažer, a to vždy pro jeden košík volbou Povolit výjimku (manažer). Další objednávka zákazníka bude znovu blokovaná.
Adresa portálu a jazyk
Vlastní doména. Do pole Adresa portálu zadejte třeba portal.vase-domena.cz. Pod polem se zobrazí pokyny pro nastavení DNS. Pak nám napište a zprovozníme ji. Dosavadní adresa se přesměruje.
Výchozí jazyk. Čeština, slovenština, nebo angličtina. Platí pro uživatele bez vlastní volby, pro pozvánky a pro e-maily a stránky nabídek zákazníkům bez vlastního jazyka nabídek.
Vzhled
Na stránce Vzhled nastavíte logo, barvy a písmo. Vpravo vidíte živý náhled nabídky, ještě než změny uložíte.
Vzhled se projeví v portálu, v e-mailech, v PDF nabídky a na stránce nabídky pro zákazníka. V PDF se používá vestavěné písmo, logo a barvy ale odpovídají nastavení.
- Logo: PNG, JPG nebo WebP, nejvýš 1024 kB a 2000 × 2000 px, ideálně na průhledném pozadí. SVG nahrát nejde.
- Hlavní barva: tlačítka a odkazy.
- Doplňková barva: nadpisy. Příliš světlou barvu portál neuloží, aby text zůstal čitelný.
- Písmo: jedno z nabízených, třeba Inter, Roboto nebo Open Sans.
Už odeslaná nabídka si drží vzhled z chvíle posledního odeslání. Výjimkou je logo, starší nabídky ukážou to současné.
E-maily
Na stránce E-maily určíte, pod jakým jménem portál posílá pozvánky, upozornění a e-maily s nabídkou.
- Jméno odesílatele, typicky název firmy.
- Adresa pro odpovědi na e-maily portálu. Na e-maily s nabídkou zákazníci odpovídají přímo obchodníkovi.
Chcete-li, aby e-maily odcházely z vaší domény, nejjednodušší je vlastní poštovní server (SMTP), například firemní schránka obchod@vase-domena.cz. Vyplníte údaje od svého poskytovatele pošty a kliknete na Ověřit a uložit. Portál se k serveru nejdřív zkusí přihlásit a když to nejde, nic neuloží a ukáže důvod.
Gmail a Google Workspace vyžadují heslo aplikace, ne běžné heslo k účtu. U Microsoft 365 musí správce vaší pošty povolit pro schránku přihlášení k SMTP.
Tlačítkem Poslat zkušební e-mail si ověříte odesílatele, logo, barvy a to, že e-mail nespadl do spamu.