Cenové nabídky v B2B portálu: od košíku po schválení zákazníkem

Nabídka je košík, který místo do Shoptetu pošlete zákazníkovi ke schválení. Zákazník ji otevře přes odkaz bez přihlašování a schválí ji, odmítne, nebo se zeptá. Schválenou nabídku pak převedete na objednávku jedním kliknutím, nebo se převede sama.

Obchodník vidí a upravuje nabídky zákazníků svého kmene, manažer všechny.

Vytvoření nabídky

1. Na přehledu klikněte na Nová nabídka a vyberte zákazníka. Nabídku jde vytvořit i z rozpracovaného košíku tlačítkem Vytvořit nabídku.
2. Naplňte košík stejně jako u objednávky. Vyberte dopravu a platbu, bez nich nabídku nepůjde odeslat.
3. Zkontrolujte Platí do. Výchozí platnost určuje manažer, standardně je to 14 dní. Nejpozději může být za rok.
4. Volitelně napište Průvodní text pro zákazníka, třeba „posílám nabídku podle našeho hovoru“.
5. Klikněte na Vytvořit nabídku.

Nabídka dostane číslo (například N-2026-0001) a je ve stavu Rozpracovaná. Zákazník o ní zatím neví.

Odeslání zákazníkovi

Klikněte na Odeslat zákazníkovi. Portál:

• přepočítá ceny naposledy podle dnešních dat. Od prvního odeslání jsou ceny pevné a změní se, jen když po dotazu zákazníka upravíte položky nebo nabídku prodloužíte,
• pošle zákazníkovi e-mail s odkazem a PDF v příloze na adresu ze Shoptetu,
• pošle všechno v jazyce nabídek zákazníka,
• ukáže vám odkaz, abyste ho mohli poslat i jinak, třeba do chatu nebo SMS.

Odkaz se zobrazí jen jednou. Když ho potřebujete znovu, klikněte na Nový odkaz pro zákazníka, starší odkazy přitom platí dál.

Kopie dalším lidem u zákazníka

Rozhoduje-li u zákazníka víc lidí, uložte si je v kartě Další příjemci nabídek na detailu zákazníka (nejvýš 5 adres). Při odeslání u každého zaškrtnete, jestli kopii dostane. Portál si volbu pamatuje i pro připomínku a další odeslání.

Jazyk nabídky

V detailu zákazníka v kartě Kontakt vyberete Jazyk nabídek: češtinu, slovenštinu, nebo angličtinu. Platí pro e-maily, PDF i stránku nabídky. Když není nastavený, použije se výchozí jazyk portálu.

Cena pod minimální marží

Je-li v nabídce vaše ruční cena pod minimální marží, záleží na nastavení portálu:

• Schválení před odesláním (výchozí): nabídka jde nejdřív manažerovi. Po schválení odejde zákazníkovi sama, po zamítnutí dostanete důvod a nabídku upravíte.
• Bez schválení před odesláním: nabídka odejde hned a ceny schvaluje manažer až u objednávky.

Co vidí zákazník

Zákazník nepotřebuje účet ani heslo. V e-mailu klikne na Zobrazit nabídku a otevře se mu stránka ve vzhledu vaší firmy.

Na stránce je průvodní text, kontakt na obchodníka, položky s cenami bez DPH, souhrn, konverzace a PDF ke stažení. Nevidí nic interního: nákupní ceny, marže, zdroj ceny ani časovou osu.

Dole jsou tři možnosti:

• Schválit nabídku: poznámka je nepovinná a zákazníkovi přijde potvrzení.
• Poslat dotaz: text je povinný a odpověď mu přijde e-mailem.
• Odmítnout: text v poli se uloží jako důvod.

Odkaz je pro rozhodnutí platný do konce dne platnosti nabídky. Číst ji a stáhnout PDF jde ještě 30 dní potom. Po schválení nebo odmítnutí už rozhodnutí měnit nejde.

Zákazníkovi to můžete vysvětlit třeba takhle:

Poslal jsem vám e-mailem nabídku. Stačí kliknout na „Zobrazit nabídku“, nic se nepřihlašuje. Tam ji jedním tlačítkem schválíte, nebo mi rovnou napíšete dotaz. PDF máte v příloze e-mailu.

Zákazník může odpovědět i obyčejným e-mailem, odpověď přijde vám. Stav nabídky ale změní jen rozhodnutí na odkazu. Odkaz funguje jako klíč: kdo ho má, může nabídku schválit. Dostal-li se k někomu, kdo ho mít nemá, nabídku zrušte a pošlete novou.

Co se děje po odeslání

Na detailu nabídky je Časová osa se všemi událostmi: odeslání, otevření zákazníkem, dotazy, odpovědi, připomínka i rozhodnutí.

Dotaz zákazníka

1. Přijde vám upozornění a nabídka přejde do stavu Dotaz zákazníka.
2. Pokud je potřeba, upravte položky přes Upravit položky.
3. Napište Odpověď zákazníkovi a klikněte na Odpovědět a poslat znovu.

Zákazník dostane odpověď, nový odkaz a PDF. I ve stavu s dotazem může nabídku rovnou schválit nebo odmítnout.

Připomínka

Když zákazník nereaguje, portál mu jednou pošle připomínku před koncem platnosti. Standardně 3 dny předem, manažer to může změnit nebo vypnout.

Poslat znovu

Zákazník e-mail nenašel? U odeslané nabídky klikněte na Poslat znovu. Dostane nový e-mail s odkazem a PDF.

Prodloužení vypršelé nabídky

Nerozhodne-li zákazník do konce platnosti, nabídka se označí jako Vypršelá a dá vám vědět. Můžete ji prodloužit:

1. Zvolte novou platnost, nejvýš za rok.
2. Klikněte na Prodloužit a poslat.

Ceny se přepočítají na dnešní a zákazník dostane e-mail o prodloužení s novým odkazem a PDF. Je-li vaše ruční cena pod minimální marží, jde nabídka nejdřív manažerovi.

U nabídky, která ještě nevypršela, jen změňte datum v kartě Platnost a průvodní text. Ceny zůstanou stejné.

Duplikace

Tlačítkem Duplikovat vytvoříte novou nabídku se stejnými položkami, dopravou, platbou, poznámkami a zprávou. Má nové číslo, dnešní ceny a výchozí platnost a začíná jako rozpracovaná, takže ji před odesláním můžete upravit. Původní nabídka se nemění. Duplikovat jde nabídku v každém stavu, hodí se to po odmítnutí, zrušení nebo pro podobnou nabídku.

Zrušení

Otevřenou nabídku zrušíte tlačítkem Zrušit nabídku. Zákazník na ni už nemůže odpovědět a nabídka přejde do stavu Stažená.

Převod na objednávku

Když zákazník nabídku schválí, uvidíte ji ve filtru K převodu.

1. Otevřete nabídku.
2. Klikněte na Vytvořit objednávku v Shoptetu.

Objednávka vznikne pod účtem zákazníka se schválenými cenami. Manažer může v nastavení zapnout přepočet na dnešní ceny, ale výchozí je cena, kterou zákazník schválil.

Převod může zastavit:

• ruční cena pod minimální marží, kterou manažer ještě neschválil,
• pohledávky po splatnosti u nabídky s platbou na fakturu; výjimku povolte ještě před odesláním nabídky, dokud jde košík měnit, nebo zákazníkovi nabídněte platbu předem,
• zákazník bez e-mailu nebo se zakázanými objednávkami ve Shoptetu.

Automatický převod

Když manažer v pravidlech portálu zapne automatický převod, objednávka vznikne sama hned po schválení zákazníkem, obvykle do minuty. Když ji něco zastaví, přijde vám upozornění s důvodem a převedete ji ručně.

Stavy nabídky

Seznam Nabídky má filtry Otevřené, K převodu, Uzavřené a Vše. Otevřené nabídky vidíte i na přehledu.