Tenhle návod je pro manažery. Vysvětluje, jak funguje kmen, jak do portálu zvát lidi a jak předávat zákazníky mezi obchodníky, aniž byste přišli o historii.
Co je kmen
Kmen jsou zákazníci přiřazení jednomu obchodníkovi. Přiřazení platí vždy od určitého data a portál si pamatuje celou historii: kdo zákazníka měl, odkdy dokdy, kdo ho přiřadil a proč. V daný den má zákazník nejvýš jednoho obchodníka.
Kdo koho vidí
| Obchodník | Manažer a správce | |
|---|---|---|
| Zákazníci | jen ti, kteří mu patří dnes | všichni |
| Objednávky, faktury, pohledávky | zákazníků dnešního kmene, i jejich starší historie | vše |
| Nabídky a košíky | zákazníků dnešního kmene | vše |
| Nákupy bez registrace na e-shopu | ne | ano |
Omezení platí všude stejně: v portálu, v API i v AI asistentovi přes MCP. Není to jen skryté v menu.
Role
| Role | Co vidí a dělá |
|---|---|
| Obchodník | zákazníky svého kmene a jejich doklady, objednávky a nabídky jen pro svůj kmen |
| Manažer | všechny zákazníky a doklady, schvalování, cenová pravidla, tým, synchronizace a pravidla portálu |
| Správce | vše jako manažer, navíc vzhled, e-maily, adresa a jazyk portálu, webhooky a API tokeny celého týmu |
Manažer a správce musí mít zapnuté dvoufázové ověření. Když někomu změníte roli na manažera nebo správce, bude si ho muset při dalším použití portálu nastavit.
Roli Správce dá nebo odebere jen správce a manažer účet správce nezmění ani nedeaktivuje. Portál musí mít vždy aspoň jednoho aktivního manažera a jednoho aktivního správce.
Pozvání nového uživatele
Všechno následující najdete na stránce Tým.
- V kartě Pozvat do portálu vyplňte jméno a e-mail.
- Vyberte roli.
- Klikněte na Poslat pozvánku.
Pozvaný dostane e-mail s odkazem, kde si nastaví heslo. Odkaz platí 48 hodin. Nepřijaté pozvánky jsou v kartě Čekající pozvánky:
- Poslat znovu pošle nový odkaz na dalších 48 hodin a původní přestane platit.
- Zrušit pozvánku zneplatní.
Správa uživatelů
Karta Uživatelé ukazuje roli, stav dvoufázového ověření a poslední přihlášení.
- Změna role: vyberte roli v seznamu u uživatele. Vlastní roli měnit nemůžete.
- Deaktivovat: uživatel se okamžitě odhlásí ze všech zařízení a jeho API tokeny se zruší.
- Aktivovat: vrátí přístup s původním heslem. Zrušené tokeny se neobnoví.
Ztracený telefon s dvoufázovým ověřením
Když uživatel nemá telefon ani záložní kódy:
- Ověřte si, že o to opravdu žádá, nejlépe telefonátem.
- V kartě Uživatelé klikněte na Zrušit 2FA.
- Potvrďte a zadejte své heslo.
Uživatel se odhlásí, přijde mu o tom e-mail a přihlásí se jen heslem. Manažer si ověření musí hned nastavit znovu, obchodníkovi to doporučte. Vlastní ověření si takhle zrušit nemůžete a když se nemůže přihlásit jediný manažer, obraťte se na nás.
Přiřazení jednoho zákazníka
- Otevřete zákazníka v sekci Zákazníci.
- V kartě Obchodník a historie vyberte, komu ho přiřazujete, datum Od a volitelně důvod.
- Klikněte na Přiřadit.
Pod formulářem je celá historie přiřazení. Nikdy se nepřepisuje.
Nového zákazníka založíte ve Shoptetu, do portálu se načte sám. Dokud ho nepřiřadíte, vidí ho jen manažeři. Takové zákazníky najdete filtrem Bez obchodníka.
Předání celého kmene
Karta Předat kmen převede všechny zákazníky jednoho obchodníka na druhého, například při odchodu nebo dlouhé nepřítomnosti.
- Vyberte Od obchodníka. Může být i deaktivovaný.
- Vyberte Na obchodníka.
- Zadejte datum Od a volitelně důvod.
- Klikněte na Předat. Portál ukáže, kolik zákazníků předal.
Předání můžete naplánovat dopředu, třeba k 1. dni příštího měsíce, a dál už nic neřešíte. Datum nesmí být dřív, než zákazníkovi začalo současné přiřazení. Má-li některý zákazník naplánované jiné předání do budoucna, portál celé předání odmítne a nic nezmění.
Co se při předání stane
- Do zvoleného dne patří zákazník původnímu obchodníkovi, od toho dne novému.
- Původní obchodník zákazníka od toho dne nevidí, zmizí mu i s objednávkami, fakturami, nabídkami a rozpracovanými košíky.
- Nový obchodník vidí celou historii, včetně objednávek a nabídek z doby, kdy patřil kolegovi.
- Upozornění k zákazníkovi chodí novému obchodníkovi, i když nabídku založil kolega.
- Tržby se počítají podle toho, komu zákazník patřil k datu faktury. Co se vyfakturovalo za původního obchodníka, zůstává jemu.
- Pohledávky patří tomu, komu zákazník patří dnes, protože je má vymáhat současný obchodník.
Když někdo odchází
- Předejte jeho kmen kolegovi.
- Deaktivujte jeho účet.
- Správce zkontroluje v API a integrace kartu Tokeny celého týmu, jestli po něm nezůstalo napojení, které se má přesunout na jiného člověka.
Deaktivovanému obchodníkovi zůstávají zákazníci přiřazení a kromě manažerů je nikdo nevidí, proto je důležitý první krok.
Každá pozvánka, změna role, deaktivace, přiřazení i předání se zapisuje do audit logu.